Головне управління ДПС у Полтавській області нагадує, що фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні: відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні (абз. третій п.п. «а» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України, далі - Кодекс).

Документами, що підтверджують  понесені платником податків витрати у відрядженні можуть бути:

- транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні
  квитки);
  - документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;

- документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

- документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних
  інструментів;
  інші документи, що засвідчують вартість витрат (абз. п’ять-десять п.п. «а» п.п. 170.9.1  п. 170.9 ст. 170 Кодексу).

Не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових
  відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ,
  організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку
  витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі
  перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу,
  взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов,
  оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Тобто, зазначені витрати не є об’єктом оподаткування лише за наявності підтвердних
  документів, що засвідчують вартість таких витрат.

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:

• запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту;
• інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити
    цивільно-правові відносини;

документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає (абз. двадцять другий п.п. «а» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу).

Також за рахунок електронних грошей можуть проводитися та не належатимуть до
  оподаткованих документально підтверджені витрати на організацію та проведення
  прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження
  подарунків, у встановлених межах, що здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламними цілями (абз. другий п.п. «б» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу).

Більш детально читайте в інформаційному листі ДПС України № 2/2023 за посиланням https://tax.gov.ua/data/material/000/544/656891/InfoList2_2023.pdf .

Головне управління ДПС у Полтавській області