Відомості про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, подаються на оцифрування до Пенсійного фонду України згідно із Законом України від 5 лютого 2021 року №1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівників в електронній формі».

Трохи більше року залишилося до завершення п’ятирічного періоду (до 10 червня 2026 року), протягом якого всі роботодавці повинні занести до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування інформацію про найманих працівників, яка раніше зберігалася на паперових носіях.

З того часу, як розпочався процес оцифрування трудових документів, працівники Головного управління Пенсійного фонду України в Полтавській області перевели в електронний формат 293,4 тисячі трудових книжок. При цьому документи аналізують і опрацьовують, відбираючи із загальнодержавної черги.

Динаміку «нового життя» старих паперових документів про трудову діяльність можна представити таким чином:

А яка ж ситуація на Полтавщині? Попри значну міграцію та суттєву втрату людського потенціалу, в області налічується нині 315,5 тис. найманих працівників, що майже на 20 тис. більше, ніж на початок війни. На жаль, лише 36,4% з них мають актуальні електронні трудові книжки.

Процедура подання відомостей до Реєстру застрахованих осіб – у рамках сучасних технологій, нескладна і доступна кожному. Для того, щоб крокувати у ногу з сучасністю, слід здійснити такі кроки:

• увійти до особистого кабінету на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України (www.portal.pfu.gov.ua) за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
• заповнити анкету та прикріпити скановані копії паперової трудової книжки.

До електронної трудової книжки також вносяться документи про освіту, про народження дітей (жінкам), про службу в армії (чоловікам), адже вони впливають на обрахунок стажу, а відповідно мають бути зафіксовані в Реєстрі застрахованих осіб.

Після заповнення роботодавцем або застрахованою особою анкети та прикріплення сканкопій фахівці Пенсійного фонду переводять їх у цифровий формат і здійснюють звірку записів трудової книжки із даними, що вже містяться в персональній картці Реєстру застрахованих осіб. Надалі ці дані перебувають під надійним захистом системи кіберзахисту.

У результаті успішного оцифрування трудової книжки будь-який український працівник може переглянути в особистому кабінеті на вебпорталі Фонду інформацію про періоди роботи і наявний страховий стаж. Якщо при цьому виникають запитання, то на тому ж порталі можна подати звернення. Також можна звернутись до найближчого сервісного центру Фонду.

Ще один сучасний ресурс - мобільний додаток «Пенсійний фонд».  Він забезпечує доступ до електронних сервісів з мобільних пристроїв та робить спілкування максимально зручним та ефективним.      

НАГАДУЄМО: електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової трудової книжки, у якому відображена уся наявна інформація про стаж, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Головне управління Пенсійного фонду
  України в Полтавській області